Vállalkozók vagyunk, nem könyvelők – mégis tudnunk kell, jól dolgozik-e a könyvelőnk. Az elsőre lehetetlennek tűnő feladvány azonban megoldható, ha odafigyelünk néhány részletre (még akkor is, ha mi magunk nem tudunk könyvelni). A cikk elkészítéséhez a Mozaik Könyvelőirodával beszélgettünk a jó könyvelők jellemzőiről, és meghatároztunk 7 fő tulajdonságot – az alábbiakban ezeket mutatjuk be. Ha akár egy elvárást is találsz, aminek nem felel meg a könyvelőd, tekerj a cikk végére és fordulj hozzánk bizalommal.
A jó könyvelő 7 ismérve
Mit érdemes ellenőrizned a könyvelőd kiválasztásakor – vagy meglévő könyvelő esetén? Nézzük sorban:
1. Precíz
Akár nulladik elemként is említhető lenne, annyira alapvető. A könyvelés a számokon alapul. Ha a számok nem stimmelnek, oda az egésznek. Ugyanígy szükséges a precizitás a határidők betartásához, és még számos részfeladathoz.
De mégis hogyan győződhetsz meg róla, hogy precíz a könyvelőd? Például úgy, hogy jelzi, ha valamit elrontottál, vagy másképp csináltál, mint máskor. Rákérdez, hogy az adott dolog most miért úgy történt, magyarázatot kér.
Persze te is utánamehetsz a dolognak: nézz rá a könyvelési kivonatokra, és győződj meg róla, hogy érzésre rendben vannak-e a számok. Ha túl alacsony, vagy túl magas egy érték, észre fogod venni. Kérdezz rá és kérj magyarázatot. Ha nem érted a válaszát, kérdezz addig, amíg 100%-ig világos nem lesz számodra – a jó könyvelő nem csak precíz, hanem türelmes is, és segítőkészen viszonyul hozzád.
2. Elérhető
Egy jó könyvelő nem tűnik el napokra és nem megy szabadságra előzetes bejelentés nélkül. Természetesen nem várható el, hogy éjnek évadján is fogadja a hívásodat, de egy előre megbeszélt “ügyfélfogadási időben” rendelkezésre kell állnia. Ez csak rajtatok múlik, hogyan határozzátok meg.
A kérdéseidre időben (1-2 napon belül) válaszol és megérti, ha valami sürgős (amennyiben erre felhívod a figyelmét). Cserébe neked is így kell reagálnod, mivel ez csak akkor működik jól a gyakorlatban, ha kölcsönös.
3. Érthető
Vagy úgy is írhatnánk, hogy közös nyelvet beszéltek. Nem használ olyan szakkifejezéseket, amiket nem értenél, úgy fogalmaz, ahogy azt neked a legegyszerűbb megértened. Érezni fogod, hogy ha valaki lepattint egy gyors válasszal, amivel egyáltalán nem kerültél közelebb a megértéshez.
Ha csak emailben kommunikáltok, segíthet néha telefonon vagy videohívásban, esetleg élőben is egyeztetni, ha felgyűlik több kérdés. Ez közvetlenebb és hatékonyabb lehet, és a könyvelőd részéről meg kell lennie a nyitottságnak rá.
4. Naprakész
A világ, beleértve a vállalkozásokat, adózást, stb. gyorsan változik, ezért elengedhetetlen, hogy te és a könyvelőd reagáljatok ezekre változásokra. Gondoljunk csak a nemrég bevezetett OSS-alapú ÁFA felszámításra, amivel jelentős összegek is megspórolhatók, ha Európai Unión belüli magánszemélyek felé számlázol.
Egy biztosíték lehet arra, hogy naprakész a könyvelőd, ha mérlegképes könyvelőt választasz – mivel e titulus megtartásának feltétele az is, hogy részt vesz a kötelező képzéseken. Hogy megtudd, valóban mérlegképes-e a könyvelőd, a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján könnyedén ellenőrizheted a mérlegképes regisztrációs szám érvényességét.
5. Modern
Az alap, hogy adózási kérdésekben történő változásokkal tisztában van a könyvelőd, de fontos, hogy az adminisztrációt segítő modern eszközök kapcsán is közös nyelvet beszéljetek: mindketten ugyanúgy ismerjétek a digitális megoldásokat – például online számlázóprogramot, ügyfélkaput, és ne okozzon problémát egy-egy korunkbeli felületen történő aktivitás elszámolása sem, legyen az egy Facebook hirdetés, vagy például Patreon-on keresztül érkező bevétel.
6. Rábízhatod magad és a vállalkozásod
Mivel a könyvelőd olyan feladatokat lát el, amelyeket te nem tudnál, létfontosságú, hogy teljes mértékben, és nyugodt szívvel rábízhasd a céged könyvelését. Mindenképp kössetek szerződést, amelyben szabályozzátok az együttműködésetek feltételeit – ilyen például a szakmai felelősségbiztosítás is, amit csak regisztrált mérlegképes könyvelő tud kötni és akkor is érvényes, amikor a saját ügyfélkapuját használja a bevallások beküldéséhez.
7. Specializált
Fontos, hogy olyan könyvelőt válassz, aki rutinosan mozog a céged tevékenységi körében. A könyvelés is olyan, mint a jog: számos területe van, amihez külön szakértelem szükséges. Nem ugyanolyan szabályok vonatkoznak például a vendéglátóipari tevékenység könyvelésére, mint a mezőgazdsági termelésre, vagy épp külföldre való webshopos értékesítésre.
Kérj a jelöltedtől néhány referenciát – érdemes olyan személyt választanod, akinek jelenleg is vannak hozzád hasonló tevékenységű megbízói, így nem csak rutinos, hanem naprakész is az adott terület kérdéseivel kapcsolatban.
Könyvelőt keresel?
Ha vállalkozás indítása előtt állsz, netán nem vagy megelégedve a jelenlegi könyvelőddel (például nem felel meg a fenti elvárásoknak), akkor keresd bizalommal a Mozaik Könyvelőirodát! Ha pedig tovább olvasnál az ideális könyvelő tulajdonságairól, ajánljuk cikküket: Hogyan válassz könyvelőt, ha eljött az ideje?